Business English — Grammatik der Geschäftskorrespondenz

Warum deutsche Mails im Englischen zu direkt klingen

Deutschsprachige gelten im englischsprachigen Berufsalltag als direkt bis grob. Das liegt selten an der Absicht und fast immer an der Grammatik. Deutsche Höflichkeit läuft über zwei Kanäle, die das Englische nicht hat: die Anrede mit Sie und die Modalpartikeln. Bitte schicken Sie mir das doch mal bis Freitag ist im Deutschen freundlich, weil Sie, bitte, doch und mal zusammen die Härte des Imperativs auffangen. Die wörtliche Übertragung Please send me that by Friday hat all diese Puffer verloren und ist eine Anweisung.

Das Englische verlagert die gesamte Höflichkeitsarbeit auf Satzbau und Modalverben. Statt Partikeln setzt es Umwege: Frageform statt Aufforderung, Konjunktiv statt Indikativ, Einbettung statt Direktaussage, Passiv statt Nennung des Schuldigen. Diese Umwege sind nicht Zierrat, sondern die eigentliche Grammatik der Geschäftskorrespondenz. Wer sie nicht kennt, schreibt korrektes Englisch und tritt trotzdem auf.

Zwei Lektionen bilden die Grundlage. Die Skala der Register beschreibt die Lektion zu formell und informell, die Mittel des vorsichtigen Formulierens die Lektion zur abschwächenden Sprache. Diese Lektion setzt beides in Geschäftstexte um: Bitten, Zusagen, Absagen, Fehler, Nachfassen.

Die Bitte: vom Imperativ zur Frage

Der Imperativ ist im geschäftlichen Englisch fast überall unpassend. Er kommt vor in Anleitungen, in Aufzählungen und bei sehr kurzen internen Nachrichten unter Kollegen, sonst nicht. Die Grundform der Bitte ist die Frage mit einem Modalverb: Can you, Could you, Would you. Wie der Befehl gebildet wird und wo er bleibt, steht in der Lektion zum Imperativ; für Mails gilt: einbetten.

Über der einfachen Frage liegen mehrere Stufen. Could you possibly send it over? fügt eine Stufe hinzu. Would you mind sending it over? verlagert die Entscheidung nochmals. I was wondering if you might be able to send it over ist die höchste übliche Stufe und wirkt bei kleinen Bitten übertrieben. Die Regel ist einfach: Je größer die Zumutung, je höher der Rang des Empfängers und je fremder das Verhältnis, desto mehr Stufen.

Die Konstruktion I was wondering if verdient eine eigene Bemerkung, weil sie fast immer falsch gebaut wird. Nach if beziehungsweise whether steht die Aussagestellung, nicht die Fragestellung: I was wondering if you could help, nicht I was wondering if could you help. Diese Rückkehr zur Aussagestellung ist der Kern der indirekten Fragen. Auffällig ist außerdem die Vergangenheitsform: was wondering, nicht am wondering. Die Vergangenheit ist hier keine Zeitangabe, sondern Distanz — dasselbe Prinzip, das den Konjunktiv were trägt.

Am Ende steht die Frage nach der Frist. Ein Termin wird im Englischen selten gesetzt, sondern erfragt oder als Wunsch formuliert. Would Friday work for you? Ideally we'd need it by Friday. Der harte Satz The deadline is Friday steht in der Projektübersicht, nicht in der Mail an einen Partner.

Modalverben als Höflichkeitsstufen

Im Unterricht lernt man Modalverben als Bedeutungsträger: Erlaubnis, Fähigkeit, Notwendigkeit. Im Beruf tragen sie zusätzlich eine soziale Last, und die ist oft wichtiger. Der Überblick über die Formen steht in der Lektion zu den Modalverben, die feinen Abstufungen in der zu den Nuancen der Modalität. Hier zählt die Reihenfolge nach Distanz: can, will und shall sind direkt; could, would und might sind gedämpft.

Bei der Verpflichtung ist Vorsicht geboten. You must send the documents klingt nach Behörde und wird als Anmaßung gelesen, wenn kein echtes Machtverhältnis besteht. Üblich sind You'll need to send the documents oder We would need the documents by then. Der Unterschied zwischen innerer und äußerer Verpflichtung ist in der Lektion zu must und have to beschrieben und wird im Berufsalltag ständig genutzt: Der Zwang wird auf die Umstände geschoben, nicht auf den Empfänger.

Ratschläge laufen über should und ought to, aber selten in der zweiten Person. You should check the figures klingt belehrend. It might be worth checking the figures oder We should probably check the figures verteilen die Verantwortung. Die Formen dazu stehen in der Lektion zu should und ought to, die vorsichtige Vermutung in der zu may und might.

Eine deutsche Falle betrifft would. Deutschsprachige meiden es, weil sie es als Konjunktiv der Unsicherheit gelernt haben, und schreiben stattdessen den Indikativ. I want to suggest statt I would like to suggest. Der Effekt ist ein anderer Ton: Der Indikativ setzt, der Konjunktiv bietet an. Im Englischen bietet man an, auch wenn man setzen könnte.

Passiv und Unpersönliches: den Schuldigen aus dem Satz nehmen

Wenn etwas schiefgegangen ist, entscheidet die Grammatik darüber, ob eine Mail eine Klärung oder eine Anklage wird. You sent the wrong file nennt den Verursacher und macht die Sache persönlich. The wrong file was sent stellt fest, was passiert ist. It seems the wrong file was sent lässt zusätzlich offen, ob es überhaupt gesichert ist. Die Formen dieser Umstellung behandelt die Lektion zum Passiv, die anspruchsvolleren Fälle die Lektion zum fortgeschrittenen Passiv.

Der berühmte Satz A mistake was made ist das Musterbeispiel. Er räumt einen Fehler ein und verschweigt, wer ihn gemacht hat. Im Deutschen gilt eine solche Formulierung schnell als feige, im englischen Berufsalltag ist sie ein normales Mittel der Deeskalation. Wichtig ist die Dosierung: Wer den eigenen Fehler mit dem Passiv wegschiebt, gilt als unzuverlässig. Üblich ist die Mischung — This was our mistake and we're fixing it.

Verwandt sind die unpersönlichen Konstruktionen mit it und there: It appears that, there seems to be an issue, it would be helpful if. Auch das Berichten fremder Aussagen läuft über feste Muster, die die Lektion zum Passiv mit Verben des Sagens beschreibt: It is understood that the delivery has been delayed. Welche Berichtsverben welche Färbung tragen, zeigt die Lektion zu den Verben des Berichtens — claim ist nicht state, und der Unterschied ist im Streitfall erheblich.

Das Gegenmittel gegen zu viel Unpersönlichkeit heißt Verantwortung dort zeigen, wo sie gut aussieht. Zusagen stehen aktiv und in der ersten Person: I'll send it by Thursday. Absagen und Fehler stehen entschärft. Diese Verteilung ist eine bewusste Wahl und kein Zufall des Stils.

Die Bausteine einer Mail und ihre Zeitformen

Eine englische Geschäftsmail hat vier Teile, und jeder Teil hat eine bevorzugte Grammatik. Der Bezug am Anfang steht im Present Perfect oder im Simple Past: Thanks for your email. I've had a look at the figures. Der Anlass steht im Präsens oder mit einem Modalverb. Die Bitte steht als Frage. Der Schluss steht im will-Futur für Zusagen und im Konjunktiv für Wünsche: I'll get back to you tomorrow. It would be great to hear from you.

Bei den Zusagen lohnt der Unterschied zwischen will und going to. Spontane Zusagen im Gespräch oder in der Mail nehmen will: I'll send it over. Schon geplante Vorhaben nehmen die going-to-Form: We're going to review the process next quarter. Der Unterschied wird von Deutschsprachigen selten gemacht, weil unser Futur mit werden beides abdeckt; er ist aber hörbar.

Zwei Konventionen sind rein formal und werden trotzdem oft verfehlt. Erstens die Anrede: Dear Ms Bennett mit Komma und ohne Punkt hinter Ms im britischen Gebrauch, Dear Ms. Bennett mit Punkt im amerikanischen. Zweitens die Groß- und Kleinschreibung, die im Englischen anderen Regeln folgt als im Deutschen — Wochentage und Monate groß, Berufsbezeichnungen klein, sofern kein Titel. Die Einzelheiten stehen in der Lektion zur englischen Großschreibung.

Zum Schluss die Frage nach dem Nachfassen, die im Deutschen fast immer zu hart gerät. Erinnerung heißt nicht reminder im Sinne einer Mahnung, sondern läuft über eine beiläufige Nachfrage: Just checking in on this. I wanted to follow up on my email from last week. Die verbreiteten Verben dafür sind Partikelverben wie follow up und sort out; ihre Bauweise beschreibt die Lektion zur Einführung in die Phrasal Verbs. Wer hier zum lateinischen Wortschatz greift und ascertain oder request schreibt, klingt nicht seriöser, sondern nach Anwaltsschreiben — wie es im juristischen Englisch tatsächlich üblich ist.

Häufige Fragen

Warum wirken meine englischen Mails unhöflich, obwohl sie korrekt sind?

Weil deutsche Höflichkeit über Sie und Modalpartikeln läuft und beides im Englischen fehlt. Die Dämpfung muss dort über Satzbau und Modalverben erfolgen. Aus Please send me the file wird Could you send me the file, und schon stimmt der Ton.

Wann sage ich Could you und wann I was wondering if?

Could you ist der Normalfall für alltägliche Bitten unter Kollegen und Geschäftspartnern. I was wondering if reserviert man für größere Zumutungen, heikle Themen oder Empfänger mit deutlich höherem Rang. Bei einer kleinen Bitte wirkt es umständlich.

Ist A mistake was made nicht feige?

Nach deutschem Maßstab schon, nach englischem nicht unbedingt. Das Passiv nimmt die Person aus dem Satz und hält die Sache klärbar. Für eigene Fehler ist die Mischung besser: den Fehler passiv benennen, die Behebung aktiv zusagen.

Darf ich in Geschäftsmails Kurzformen wie I'll und don't schreiben?

Ja, im normalen Geschäftsverkehr sind sie der neutrale Standard. Vollformen wirken entweder sehr formell oder nachdrücklich. Nur in Schreiben mit rechtlichem Charakter oder an Behörden schreibt man aus.

Wie fasse ich nach, ohne zu drängen?

Über eine beiläufige Bezugnahme statt einer Mahnung: Just following up on my email from Tuesday. Dazu ein Ausweg für den Empfänger, etwa If you've already sent this, please ignore this message. Das hält die Beziehung intakt und erhöht die Antwortquote.

Gibt es Unterschiede zwischen britischem und amerikanischem Geschäftsenglisch?

Ja. Britische Mails dämpfen stärker und arbeiten mit Untertreibung, amerikanische sind knapper und direkter, ohne unhöflich zu sein. Auch Formalia unterscheiden sich, etwa der Punkt hinter Mr und Ms und das Datumsformat.